Zelfroosteren is een populaire manier van plannen in de zorgsector. Teams worden betrokken bij het rooster en krijgen hier zelf zeggenschap over. Zeker binnen de gehandicaptenzorg is het geen uitzondering dat deze vorm van roosteren wordt gebruikt. Eerder beantwoordden we al 7 veel gestelde vragen over zelfroosteren.
Zelfroosteren werkt niet voor ieder team. Zo is er onder meer een grote mate aan volwassenheid nodig en moet je collega’s ook een deel van de taart gunnen. Als zelfroosteren wel geschikt is voor jouw team, kan het nog steeds voorkomen dat het niet direct optimaal loopt. Daarvoor hebben we onderstaande 5 tips opgesteld.
1. Stel samen het doel vast
Een goede voorbereiding betekent bij zelfroosteren het verschil tussen een succes of mislukking. Het is erg belangrijk dat je vooraf vraag en aanbod goed op elkaar afstemt en dat je de personele capaciteit goed bepaalt.
Bespreek de nieuwe methode met je team en stel samen vast wat het doel is. Wat wil je samen bereiken en hoe wil je gaan samenwerken? Op die manier ontdek je hoe de team-bereidheid is en kun je bepalen waar nog stappen gezet moeten worden. Hoe geschikt je team ook is, een goede voorbereiding is cruciaal voor een goed resultaat.
2. Dwing volwassenheid af
Een van de redenen van de populariteit van zelfroosteren is de grote mate van zeggenschap die medewerkers krijgen. Dat zorgt vaak voor een betere werk-privé balans en dat is weer te zien in de verzuimcijfers.
Helaas is niet iedereen is even geschikt voor deze methode van roosteren. Bij een grote mate van zeggenschap hoort ook een grote mate van verantwoordelijkheid. Je team moet daarom wel volwassen genoeg zijn voor deze roostervorm. Het is letterlijk geven en nemen.
Hoe dwing je deze volwassenheid af? Bijvoorbeeld door het rooster open te zetten wanneer er gaten vallen of extra diensten gedraaid moeten worden. Het blijkt dat je op die manier een grotere betrokkenheid creëert. Medewerkers krijgen het gevoel dat ze hulp kunnen bieden.
3. Beloon ‘moeilijke’ diensten
Soms heeft een team een extra zetje nodig. Beloningen bieden de uitkomst. Blijven de lastige diensten open staan? Beloon medewerkers die de minder populaire diensten oppakken of gaten vullen. Dit kan bijvoorbeeld met een puntensysteem of bonnen. Dit zorgt tegelijkertijd voor een soort competitie. Kijk daarbij wel uit dat het niet doorslaat in rivaliteit.
Gebruik het andersom om overbezetting tegen te gaan. Daarbij ‘straf’ je een medewerker die alleen op de meest gewilde momenten werkt. Zo probeer je de ontbrekende volwassenheid te compenseren en creëer je tegelijkertijd bewustzijn binnen het team.
4. Variatie in het team
Bij zelfroosteren is het ontzettend belangrijk dat je een gevarieerd team hebt. Met een team van alleen moeders, die allemaal de woensdagmiddag vrij willen hebben en geen nachtdiensten willen draaien, is het lastig om het rooster rond te krijgen. Zeker bij zelfroosteren. Niemand schrijft zich in voor de woensdagmiddag en er zijn tegelijkertijd geen teamleden die het willen overnemen. Een goede mix zorgt voor balans en maakt het uitwisselen van diensten makkelijker.
5. De aanhouder wint
Loopt het rooster nog niet lekker of valt de nieuwe roostervorm tegen? Gooi dan niet direct de handdoek in de ring. De implementatie van een nieuw rooster gaat niet over een nacht ijs. Vaak kost het wat tijd voordat iedereen gewend is en de nieuwe roostervorm volledig tot zijn recht komt. Gedragsverandering kost tijd, dus neem die tijd ook. Evalueer, schaaf bij en probeer het opnieuw.
Lopende werkzaamheden
Overstappen naar een nieuwe roostervorm is een uitdaging voor ieder team en iedere organisatie. Lees hier hoe je de overstap aan kan pakken. De overstap naar zelfroosteren is zeker geen eenvoudig proces. Zelfroosteren is ook geen doel op zich, maar een middel om je doel te bereiken.
Beschouw het daarom als een proces dat nooit helemaal ‘af’ is. Het blijft work in progress. Gebruik bovenstaande tips om het proces goed voorbereid in te gaan en uiteindelijk samen het doel te bereiken.
