Signaleren van problemen of knelpunten is misschien wel één van de belangrijkste vaardigheden van een planner. Hoe sneller je een probleem ziet, hoe sneller je kan bijsturen. Hieronder 4 gouden tips die je als planner kunt gebruiken om beter te signaleren.
1. Neem de tijd voor risicosignalering
Als planner raak je gemakkelijk verstrikt in de waan van de dag. Ad hoc wijzigingen, uitval of last minute vakantieaanvragen eisen je aandacht op. Je loopt op die manier het risico dat je veel problemen pas aanpakt als ze er zijn. Vaak hebben de problemen dan al een kritiek stadium bereikt en is het al te laat. Dat maakt oplossingen vinden niet makkelijker en het geeft bovendien stress.
Wat kan je doen om dit te voorkomen?
Maak tijd vrij voor risicosignalering. Neem de tijd om rustig naar de planning te kijken en eventuele risico’s te beoordelen. Het maken van een capaciteitsplanning helpt hierbij. Dat scheelt je later hoofdpijn.
Je kunt bij zo’n capaciteitsplanning cijfers gebruiken van dezelfde periode van het voorgaande jaar. Of data over bekende piek en dal momenten. Zo signaleer je tijdig problemen, bedenk je oplossingen en draag je deze met onderbouwing aan bij het management.
Plan vaste momenten in om de planning en eventuele problemen te bespreken met bijvoorbeeld een teamleider of manager. Maak een belafspraak (met of zonder video), hou regelmatig mailcontact of ga langs in persoon.
Als alles soepel verloopt, dan hoef je natuurlijk niet iedere dag aan de telefoon te hangen. Maar als het extra druk is en er veel veranderingen zijn, dan is het slim om extra contactmomenten in te plannen.
3. Evalueer regelmatig
Als je als planner niet reflecteert, dan laat je mogelijk kansen liggen. Een ezel stoot zich niet tweemaal aan dezelfde steen, een planner die regelmatig evalueert ook niet.
Terugkijken als planner is niet alleen leerzaam, maar ook ontzettend handig bij het signaleren van problemen. Het helpt te anticiperen op problemen die zich al eens eerder hebben voorgedaan. Door regelmatig te evalueren verzamel je data. Met deze data kun je vervolgens gaan voorspellen, verbeteren en bijsturen. Zo krijg je een beter overzicht en wordt het signaleren van problemen een stuk makkelijker.
Als jij duidelijk communiceert met het team, dan krijg je deze duidelijkheid ook terug. Wat darabij helpt, is het gebruik van zo min mogelijk kanalen. Dat klinkt misschien gek, maar denk er maar eens over na. Als er veel over en weer wordt gestuurd via e-mails en Whatsapp en er wordt daarnaast ook nog gebeld en informatie gepind op borden in de kantine, dan raak jij als planner snel het overzicht kwijt (en het team ook).
Zorg ervoor dat je de communicatie stroomlijnt. Zo heb je minder kans op gedoe en krijg je sneller signalen wanneer iets niet lekker loopt.
Neem de tijd
Kortom: neem de tijd. Neem de tijd in te schatten waar de risico’s liggen in je planning. Neem de tijd voor contact met het team zodat je weet wat er speelt en zodat je gebruik maakt van de extra ogen. Maak tijd vrij om te evalueren. Dit kan na een drukke periode zijn, na het afronden van een project of tussentijds als je merkt dat het niet lekker loopt. En last but not least: neem de tijd om goed te communiceren. Richt het in op een manier waarop je de kans op fouten of onduidelijkheid vermindert. Dat is het prettigst voor iedereen!
