Het maken van een capaciteitsplanning is een uitdaging, zeker in de gehandicaptenzorg. Behalve de bekende puzzelstukjes van een planning tijdens diensten moet je er rekening mee houden dat de cliënten baat hebben bij zoveel mogelijk vaste gezichten. Dit kan zeker in de vakantieperiode een behoorlijke uitdaging zijn.
Een capaciteitsplanning is dan ook een essentieel onderdeel van de personeelsplanning op zowel tactisch als operationeel niveau. In geval van bijvoorbeeld personeelstekort kan het ondersteuning en inzicht bieden om de juiste keuzes te maken. Met een goed plan stijgt de kwaliteit van de zorg en dalen de kosten.
Het maken van een capaciteitsplanning bestaat uit een aantal aan elkaar gelinkte processen, namelijk:
- Forecast:
Voorspellen van de personeelsinzet en de verwachte zorgvraag.
- Capaciteitsplan:
Beschikbare capaciteit vertalen naar een formatie.
- Roosterplanning:
Het maken van het rooster.
- Dagsturing:
Dagelijkse coördinatie op de werkvloer.
- Realisatie:
Uitrol van je planning.
- Reflectie:
Terugkijken en evalueren.
Teveel inzoomen op de details hoeft in eerste instantie niet. De kwalificaties die per dag nodig zijn of hoeveel mensen er wanneer met vakantie gaan, kan in een later stadium worden bekeken. Wel kun je alvast inschatten of er in een bepaalde periode een hoger werkaanbod of juist personeelstekort zal zijn.
Zo ben je als planner niet steeds brandjes aan het blussen die vooraf gemakkelijk voorkomen hadden kunnen worden. Seniorplanner bij GHZ-planners Mark Kay, weet er alles van. “Een goede planning is binnen de gehandicaptenzorg extra belangrijk, omdat er veel op budgetten wordt gestuurd aan de hand van zorgprofielen van de cliënten.”
Extra belangrijk voor GHZ
Een stabiel rooster is niet alleen prettig voor de medewerkers en planners. Ook de cliënten in de gehandicaptenzorg profiteren ervan. Veranderingen in het rooster, met steeds nieuwe gezichten, zorgt voor onrust en in sommige gevallen zelfs tot agressie bij mensen met een verstandelijke beperking. Rust en een evenwichtig rooster zijn hier dus extra belangrijk.
De vakantieperiode is vanwege dit soort aspecten bijzonder uitdagend voor een planner in de gehandicaptenzorg. Minder wisselingen realiseren door goed vooruit te plannen biedt ook hier uitkomst.
Rust en stabiliteit
Een ander probleem dat een capaciteitsplanning helpt voorkomen, is het overtreden van de arbeidstijdenwet door het adhoc wijzigen van het rooster. Dit gebeurt soms onbewust en soms worden de regels bewust overtreden, vanwege de noodzakelijke zorgvraag. De zorg moet gewoon geleverd worden. Een capaciteitsplanning kan helpen dit soort verstoringen voor te zijn.
Door inzet efficiënt mee te laten bewegen met de zorgvraag krijg je stabielere roosters en minder kans op overwerk. Voor 100% alle adhoc wijzigingen wegnemen, is natuurlijk een utopie. Een planner zal altijd met onvoorspelbare uitval te maken krijgen. “Maar dat is plannen, en dat maakt het ook wel weer leuk“, aldus Mark Kay.
