Planningssoftware is niet meer weg te denken uit de zorg. Een goed systeem maakt je leven als planner een stuk makkelijker. Stel je eens voor dat je alles met Excel of zelfs pen en papier zou moeten doen. Hoe zou dat eruit zien?
Welk pakket je ook gebruikt met de volgende 5 tips haal je het meeste uit jouw systeem.
1. Leer eerst de basis
Het klinkt vanzelfsprekend, maar is het niet altijd: leer eerst goed de basis. We zien vaak dat planners te snel met sluiproutes aan de slag gaan of zich teveel concentreren op efficiëntie. Onze tip is: leer eerst goed de basis van de software. Leer bijvoorbeeld waar je alles kunt vinden en welke filters je kunt gebruiken.
De kans is groot dat je in eerste instantie wat meer handelingen verricht dan eigenlijk nodig is, maar dat is niet erg. De efficiëntie komt later wel. Als je daar in het begin teveel op focust, loop je het risico dat er gaten in je kennis ontstaan. Het is net als autorijden: je zorgt eerst dat je de basishandelingen onder de knie krijgt. De rest leer je wel in het verkeer.
2. Gebruik de modules
Tegenwoordig is de inzet van flexkrachten en/of uitzendkrachten niet meer weg te denken in de zorg. Ook het maken van een capaciteitsplanning is steeds belangrijker geworden. Planningsystemen groeien natuurlijk mee met deze ontwikkelingen.
Veel softwaresystemen hebben daarom speciale modules om deze aspecten van de planning mee te regelen. Denk aan een uitzend- of flexmodule. Het systeem is dan direct gekoppeld aan een intern of extern flexbureau waarmee gemakkelijk naar beschikbare vervanging kan worden gezocht. Verder kun je denken aan modules voor het maken van een basisrooster of bruto-netto berekeningen. Het verschilt wel per organisatie of deze modules worden ingezet of afgenomen.
3. Registreer kwalificaties
Binnen de gehandicaptenzorg werken vaak mensen met verschillende kwalificaties. Soms is het bijvoorbeeld belangrijk dat iemand op een groep weet hoe hij sondevoeding moet geven en hoe hij moet katheteriseren. Veel systemen geven daarom de mogelijkheid om dit soort kwalificaties te registreren. Zo kun je snel zien of de juiste mensen met de juiste kwalificaties staan ingeroosterd.
4. Gebruik de handleiding
Het klinkt misschien ouderwets, maar: gebruik de handleiding. Nieuwere systemen hebben tegenwoordig zoveel functionaliteiten dat het haast onmogelijk is om alles te onthouden. Zelfs de meest ervaren planners hebben soms vragen.
Ontwikkelaars voegen steeds vaker een digitale handleiding toe, met zoekfunctie. De tijden van dikke boeken met kleine lettertjes zijn gelukkig voorbij. Maak daar gebruik van. Misschien ontdek je wel een gouden functie die jouw werk sneller en makkelijker maakt.
5. Laat medewerkers meekijken
Soms is het ontzettend moeilijk om het rooster rond te krijgen. Dat kan natuurlijk allerlei oorzaken hebben. Denk aan uitval door ziekte, personeelstekort of bijvoorbeeld medewerkers die op dezelfde dagen vrij willen hebben. We zien vaak dat het de teams zelf niet lukt dit soort problemen op te lossen. Ook een teamleider kan er grote moeite mee hebben.
Pak als planner daarom je verantwoordelijk. Sluit aan bij het teamoverleg en neem je laptop mee zodat je het rooster kunt laten zien. Door de software open te zetten, maak je de ad hoc problemen direct duidelijk. Vervolgens kijk je samen naar hoe je de gaten als team op kunt vullen.
