Je herkent het vast wel: medewerkers die met al hun uiteenlopende vragen bij jou komen. Maar wist je dat veel onderwerpen niet verantwoordelijkheden van een planner zijn? Veel taken vallen onder de verantwoordelijkheid van de manager, de medewerker zelf of het HR-team.
Voor welke taken ben je als planner wél verantwoordelijk en wat kan je doorschuiven? We vroegen het aan Petra Koenen, senior planner bij GHZPlanners.
Medewerker, HR-team of planner?
“Neem bijvoorbeeld de cliëntadministratie. De verantwoordelijkheid voor het vormen van het dossier en het opstellen van de rapportage ligt volledig bij de zorgmedewerker. Waar je als planner wel rekening mee moet houden, is dat je hier in de bruto-netto berekening tijd voor reserveert. De meeste medewerkers spenderen, na de uren zorg, nog gemiddeld een half uur aan het bijwerken van de rapportage. Dit moet je als planner niet vergeten mee te nemen.”
Ook het bijhouden van de personeelsadministratie valt niet onder jouw takenpakket. “Alles wat er bekend is over de medewerker is al ingevoerd door het HR-team. Als planner hoef je daar in principe niets mee te doen”, vertelt Petra.
“Waar je als planner wél verantwoordelijk voor bent qua personeelsadministratie is het bijhouden van de gewerkte uren op speciale dagen. Zo zorg je voor een eerlijk rooster. Wie heeft er bijvoorbeeld het afgelopen jaar gewerkt tijdens de feestdagen en wie niet? Dit wordt vaak niet in een plansysteem bijgehouden. De ene planner gebruikt een Excel bestandje, de ander een notitieboekje. Maar het komt allemaal op hetzelfde neer: ervoor zorgen dat degenen die vorig jaar met Kerst aan het werk waren, dit jaar vrij krijgen.”
Naast het team in plaats van erboven
“Wat vaak voorkomt is dat het rooster van een nieuw aangenomen parttimer voor een groot deel vastligt. Ze zijn meestal niet echt flexibel’, vertelt Petra. “Als planner kan je hier weinig aan doen, maar het heeft wel invloed op de tevredenheid van de overige medewerkers als zij daardoor bijvoorbeeld een andere vaste vrije dag krijgen.”
Als planner is het vooral jouw taak om dit inzichtelijk te maken en te laten zien wat ‘de harde realiteit’ is. “Het is dan aan het team om gezamenlijk afspraken te maken. Het is wel belangrijk dat je blijft communiceren. Neem het team mee in de beslissingen, zo voorkom je vragen achteraf. Sta naast het team in plaats van erboven.”
De manager als sparringpartner
Als planner heb je met name een signalerende rol als het gaat om moeilijkheden en problemen binnen het team. “Ik probeer zelf altijd eerst het gesprek aan te gaan met het team, maar als je er echt niet uit komt of als je vragen hebt, is er altijd nog de manager waarmee je even kan sparren. De manager is je rechterhand en je sparringpartner wanneer je er zelf niet uitkomt.”
