Wil je meer rust in de planning voor je collega’s? En zelf ook beter weten waar je aan toe bent? Cyclisch roosteren kan je daarbij helpen. Jim Heemskerk legt in het tweede GHZ-webinar uit hoe je dat doet en waar je op moet letten. Hij geeft daarbij ook een zelfontworpen Exceldocument weg, waarmee hij zijn planning maakt.
Na het lezen van dit artikel weet je wat een cyclisch rooster is, wat de voordelen zijn en waar je aan moet denken voordat je begint.
Wat houdt cyclisch roosteren in?
Een cyclisch rooster is een rooster dat rouleert en waarbij iedere medewerker hetzelfde dienstenpatroon volgt. Medewerkers volgen hetzelfde rooster dat zich steeds herhaalt. Binnen een maand is het rooster van week 1 en 3 hetzelfde, evenals week 2 en 4.
Jim licht toe: “De puzzel hoeft dus alleen maar in de eerste twee weken worden opgelost. Dit scheelt tijd en je hoeft het wiel niet steeds opnieuw uit te vinden.” Na het ontwerpen van het rooster kun je het voor een langere tijd gebruiken. Wel pas je het rooster aan tijdens vakantieperiodes of andere momenten waarop de bezettingsbehoefte afwijkt.
Kenmerken van de roostermethodiek
Het voornaamste voordeel van het werken met een cyclische planning is de hoge mate van voorspelbaarheid. Het rooster ligt namelijk voor een langere tijd vast. Dat zorgt voor duidelijkheid en houvast. Medewerkers, de organisatie en de cliënten weten waar ze aan toe zijn. Daarnaast houd je rekening met een eerlijke verdeling van diensten over alle medewerkers en is het rooster goed in te richten om aan de ATW en de CAO te voldoen.
Een cyclische planning kan ervoor zorgen dat medewerkers jou sneller helpen met het invullen van een rooster. Bij een maandelijks rooster is het voor de medewerker afwachten wat de werktijden zijn. Jim: “Dan zijn ze minder flexibel. De schaarse vrije tijd die de medewerkers hebben, gaan ze niet gebruiken om voor jou een dienst te draaien. Als ze weten waar ze aan toe zijn, kunnen ze makkelijker inschatten wanneer ze extra tijd hebben. Dat is een win-winsituatie.”
Er zit helaas ook een nadeel aan cyclisch roosteren. Er blijft namelijk weinig ruimte over voor de individuele wensen en voorkeuren van medewerkers. Ruilen onderling kan natuurlijk altijd, maar omdat het rooster zich herhaalt, blijf je bezig!
Een cyclisch rooster maken
Volg deze stappen bij het maken van een cyclisch rooster:
1. Eerst inventariseren
“Een leuke vergelijking: als je naar de supermarkt gaat zonder boodschappenlijstje, vergeet je gegarandeerd iets. Het maken van een rooster zonder voorkennis gaat net zo. Het is belangrijk om te weten welke diensten je nodig hebt en hoeveel mensen er beschikbaar zijn voor hoeveel uur” vertelt Jim.
2. Begin met het plannen van de nacht- en slaapdiensten
Het is lastig om aan vervanging te komen voor de nacht- en slaapdiensten, gevolgd door de weekenddiensten, de avonddiensten en als laatste de dagdiensten. Daarnaast zijn de nacht-, slaap- en weekenddiensten het duurst om door externen te laten opvullen. Start daarom met deze minst gewilde diensten. “Je wil ook de kwaliteit van de zorg waarborgen. In een nachtdienst heb je het liefst geen onbekend persoon, maar wel een vaste medewerker met een BHV-certificaat.”
3. Overleg met het team
75% vastzetten en de rest door de planner laten invullen? Overleg het! Er is veel mogelijk als je op de hoogte bent van de meningen en voorkeuren van jouw collega’s. Maak het cyclisch roosteren bespreekbaar. Wellicht helpt het jouw team vooruit. “Je ziet dat mensen vaak weggaan vanwege de werktijden. Als planner kan je daar wat aan doen. Bijvoorbeeld rekening houden met de zachte wensen. Het lukt niet altijd, maar je kan wel op zoek gaan naar een compromis en dat inzetten in de cyclische planning,” vertelt Jim.
Wil je meer te weten komen over het introduceren van een nieuwe manier van roosteren bij je team? Klik dan hier voor meer informatie.
Ook cyclisch roosteren? Gebruik dit programma!
Voor het opzetten van een cyclisch rooster wordt in de meeste gevallen gebruikgemaakt van Excel. Het programma ondersteunt je in de planning en rekent als het ware met je mee. Je ziet in één oogopslag wie nog uren tekortkomt en wie te veel uur is ingepland. Jim heeft een spreadsheet in Excel ontworpen om cyclisch in te roosteren. Wil jij dit bestand ook gebruiken? Vraag dan hier het Excelbestand en de terugkijklink voor het webinar aan. Ben je benieuwd naar hoe je dit cyclische rooster moet gebruiken? De uitleg van het programma begint op minuut 18 van het webinar.
