Als planner wil je natuurlijk het beste rooster voor jouw teams maken. Hoe doe je dat als je zelf ook in de zorg werkt? Dan kan het zijn dat je voor de keuze komt te staan: de planning niet rondkrijgen of de zorg laten vallen. Of je schakelt een flexbureau in.
Janine Willems is sinds kort onderdeel van een flexbureau binnen Zideris. Zideris is een zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking. Het flexbureau is een pilot die is gestart in februari en loopt tot oktober dit jaar. Janine: “Ik vind het heel leuk dat er zo veel variatie in het werk is! Ik heb veel verantwoordelijkheden en ik leer heel veel over de woningen.”
Janine was voorheen werkzaam als begeleider bij Zideris. Vanwege medische redenen kon ze het werk niet meer voortzetten. Ze wilde graag planner bij Thuiszorg Planners worden en mocht daar dit jaar beginnen. Op hetzelfde moment kwam de vraag vanuit Zideris voor een flexbureau. Die kans pakte Janine met beide handen aan. “Het is heel erg leuk. Je gaat terug naar een bekende plek. Dat was top.”
Hoe verloopt de samenwerking tussen het flexbureau en de vaste planners?
“De planners maken iedere maand een basisrooster. Alle diensten die dan nog openstaan, komen bij ons terecht. Als er iemand ziek is, dan wordt dat ook bij ons gemeld. Wij zetten in dat geval een aanvraag uit bij het uitzendbureau. Vervolgens verwerken we dat in het roostersysteem en communiceren we dat naar de woning. Het is een uitdaging om het rooster helemaal sluitend te krijgen. Als dat lukt, geeft dat een super gevoel!”
Hoe start je zo’n flexbureau op?
“In het begin gaat het om informatie verzamelen, informatie verzamelen en informatie verzamelen. We zijn bij alle roosteraars langs geweest. We hebben onderzocht: wie zijn de vaste flexkrachten in de verzorging? Wat gaat er goed? Waar loopt het team nog tegenaan? We zijn in februari begonnen en in april zijn we pas echt gestart met het oppakken van de roosters.
Het flexbureau krijgt inmiddels ook de facturatie binnen. Dat is fijn, want dan kunnen wij controleren of de uren kloppen. We hebben ook een aantal vacatures uitgezet, zodat we een schil van flexkrachten in de verzorging hebben. Dat verlicht de werkdruk van de medewerkers in de zorg.”
Wat is belangrijk bij het opstarten van een flexbureau?
“Het is heel belangrijk dat je de input van de planners meeneemt. Zij hebben altijd voor het rooster gezorgd en het is belangrijk dat je hen niet het idee geeft dat ze iets verkeerd hebben gedaan.
Goede communicatie tussen de teams en het flexbureau is ook heel belangrijk. Zorg dat je bereikbaar en zichtbaar bent en dat contact opnemen laagdrempelig is.
Afstemmen met elkaar gaat met vallen en opstaan. Soms wordt er bijvoorbeeld een dienst te veel opgelost of loopt iets anders in de communicatie verkeerd. Je leert ervan en uiteindelijk word je er beter in.”
Meer weten over flexbureaus?
Zideris is niet de enige organisatie met een flexbureau. Lees hier hoe Linda van Boekel eerder dit jaar een flexbureau voor Fokus Eindhoven/Helmond heeft opgezet en in deze blog lees je hoe het nu met het flexbureau gaat.
