Veel functionaliteiten binnen de plansystemen in de GHZ-sector worden niet volledig benut. Hoewel er in de software mooie functies voor zijn, wordt nog vaak gebruikgemaakt van losse documenten, bestanden en Excel-sheets.
Een gemiste kans, vindt Jim Heemskerk, zorgprofessional bij GHZPlanners. Volgens hem kunnen veel van deze losse documenten veel beter in het plansysteem worden ondergebracht, waardoor alle informatie op één centrale plek staat.
In ons vorige webinar gaf hij tips over hoe je plansystemen in de GHZ optimaal kunt benutten. Een aantal van die tips bespreken we in dit artikel.
SDB en Nedap Ons staan meer in het teken van de cliëntenplanning. SDB kan ook een deel van de cliëntenplanning verzorgen, maar heeft lang niet zoveel opties als Nedap Ons. Nedap Ons wordt dan ook veel gebruikt voor zowel de roosterplanning als de cliëntenplanning. Bovendien is aan Nedap Ons een cliëntendossier gekoppeld.
Tips en tricks
We delen graag drie tips die jou kunnen helpen om de plansystemen optimaal te benutten. Hiermee voorkom je extra lijstjes en wordt het systeem bovendien eenvoudiger overdraagbaar, bijvoorbeeld als er een andere planner in beeld komt.
Let op: je kan als planner niet altijd volledige toegang hebben tot alle functies binnen het systeem. Hoewel de mogelijkheden meestal aanwezig zijn, kan het zijn dat alleen de applicatiebeheerder hier toegang toe heeft.
Tip 1. Gebruik de notities en het logboek
Afspraken met medewerkers, geruilde diensten of bijzondere verzoeken, zoals het tijdelijk vermijden van avonddiensten, worden vaak onthouden door de planner of op losse papiertjes genoteerd. Je kan deze informatie in de notities of het logboek in het plansysteem vastleggen. Zo kan een eventuele opvolger of tijdelijke vervanger veel uit het plansysteem halen en raakt er minder informatie verloren. Deze notities en/of het logboek is in bijna alle planprogramma’s te vinden.
Tip 2. Noteer als planner de vaste aan- en afwezigheid
Binnen de kaders van de cao is het toegestaan voor medewerkers om één dag aan te geven waarop ze niet worden ingeroosterd. Dit moet wel altijd overlegd worden met de planner. Zodra dit verzoek is uitgewerkt, is het belangrijk om dit in het plansysteem vast te leggen. De meeste plansystemen bieden deze functie aan; soms kunnen medewerkers dit zelf invullen.
Jim adviseert planners om deze functie in eigen beheer te houden om te voorkomen dat medewerkers hun eigen roosters gaan samenstellen. Het uitschakelen hiervan kan worden geregeld in overleg met de applicatiebeheerder.
Tip 3. Gebruik kleuren optimaal
De meeste plansystemen gebruiken kleuren, wat zeker handig kan zijn. Toch is het belangrijk om te voorkomen dat het rooster een kleurrijke tekening wordt, omdat dit het overzicht kan verstoren. Jim raadt aan om de kleuren alleen te gebruiken voor essentiële informatie, zoals aanvullende signaleringen boven op de standaardwaarschuwingen, zoals die vanuit de cao en de Arbeidstijdenwet.
