Je hebt er vast eerder over gehoord of gelezen: de bruto-netto berekening. We hebben in een eerdere blog besproken wat een bruto-netto berekening is en hoe je er een maakt. Maar waarom heb je het nodig bij het maken van een rooster? En hoe vertaal je de berekening naar een rooster? Deze vragen en meer worden beantwoord in deze blog.

Niet-inzetbare uren

Met een bruto-netto berekening bepaal je wat je benodigde capaciteit is. Dus hoeveel mensen en uren je precies nodig hebt om het rooster rond te krijgen. Of anders gezegd, je gebruikt de berekening om te zien hoeveel fte je nodig hebt om aan de zorgvraag te voldoen.

Het is daarbij belangrijk om rekening te houden met de dagen en uren dat medewerkers niet kunnen werken. Ook wel niet-inzetbare of niet productieve uren genoemd. Denk daarbij aan onder meer:

• Vakantie
• Feestdagen
• Ziekte
• Zwangerschapsverlof
• Reistijd
• Koffiepauze
• Opleiding
• Overleg
• Begeleiding
• Ondernemingsraad uren

Niet iedere organisatie kijkt in evenveel detail naar deze niet-inzetbare uren. Er zal echter altijd rekening mee gehouden moeten worden bij het maken van een rooster.

Beeldvorming

In sommige gevallen maakt men de berekening centraal voor de gehele organisatie. Het maken van de berekening per afdeling helpt bij het krijgen van een gedetailleerd beeld. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een afdeling meer ziekteverzuim heeft dan een ander. Of meer opleidingsuren per jaar. Hoe preciezer je hiermee rekent, hoe beter je kunt anticiperen.

Hoe gedetailleerd je ook kijkt, uit je berekening volgt hoe dan ook een netto benodigde capaciteit een bruto-netto factor en een bruto benodigde capaciteit. Deze heb je nodig om de volgende stap te zetten: de vertaling naar een rooster.

Vertaalslag naar een rooster

Je hebt drie manieren om vanuit bovenstaande berekening je rooster in te vullen.

1. Netto

Je vult enkel de beschikbare netto diensten in het rooster. Dit zijn alle diensten die je nodig hebt om aan de zorgvraag te voldoen. Bij uitval regel je de reserves buiten het rooster om met behulp van flexwerkers bijvoorbeeld.

• Bruto

Je vult hierbij het rooster met zowel netto diensten als de reservediensten. De niet-inzetbare uren worden opgevangen door de reservediensten. Als er geen uitval is, dan heb je te maken met overbezetting. Een goede planner of manager is hierbij dus belangrijk.

• Hybride

In deze vorm vang je een deel van het uitval op met reservediensten en een ander deel met flexkrachten. Hierbij moet je er als planner rekening mee houden dat de reservediensten niet mogen worden gebruikt voor de reguliere zorgvraag. Dat zorgt er namelijk voor dat het scheef loopt.

Niet altijd het gemiddelde

Omdat je met bovenstaande methode uitgaat van gemiddelden over een langere periode kan het voorkomen dat je op sommige momenten je rooster niet sluitend krijgt. Bijvoorbeeld omdat er in bepaalde maanden toch meer uitval is dan gemiddeld. Door van tevoren een capaciteitsplanning te maken, anticipeer je op dit soort zaken. Zo kom je voor minder verrassingen te staan. Zoals iedere ervaren planner weet kun je niet alles voor 100% dichten.