Werkdagen van 9 tot 5? Dat is niet de realiteit als je werkt in de gehandicaptenzorg. Je werktijden en diensten zijn flexibel en kunnen iedere week veranderen. Als planner wil je voor het zorgpersoneel zoveel mogelijk rust en regelmaat creëren. Een manier om dit te doen in de GHZ is het maken van een basisrooster.
Als je met en basisrooster start, waar begin je dan mee? Wat mag je echt niet vergeten en waar laat je ruimte voor flexibiliteit? We vroegen het aan een ervaren planner in de GHZ: Linda van Boekel.
Tevreden medewerker en planner
Een standaardrooster biedt voordelen voor zowel de medewerker als de planner. “Medewerkers ervaren met een basisrooster een grotere voorspelbaarheid, wat zorgt voor rust en structuur. Daarnaast wordt medezeggenschap in het rooster ook als erg prettig ervaren.”
Door te investeren in een goed basisrooster ben je als planner minder tijd kwijt. Ook worden de normen van de Arbeidstijdenwet en de cao beter toegepast. Bovendien is het rooster makkelijker over te dragen aan invallende collega’s.
In 5 stappen een basisrooster in de GHZ
Hoe pak je het maken van zo’n basisrooster aan? Waar moet je aan denken en welke stappen moet je zetten? Linda zet dit voor je op een rij.
Stap 1. Actieve nachtdiensten
“Start met het inplannen van de actieve nachtdiensten. Deze nachtdiensten zijn een uitzondering op de rest van de planning, omdat ze niet per 4 weken, maar vaak per 12 weken worden geroosterd. Op die manier is het mogelijk om blokken van 3 en 4 weken te maken. Deze nachtdiensten zijn het lastigst te plannen en daarom is het praktisch om hiermee te beginnen.”
Stap 2. Slaapdiensten
“Plan vervolgens de slaapdiensten in. Slaapdiensten komen in de GHZ een stuk vaker voor dan actieve nachtdiensten, maar hebben minder consequenties voor het rooster aangezien de medewerker zelf ook slaapt.”
Stap 3. Weekenden
“In principe werkt iedere medewerker de oneven- óf de even weekenden. Je kan je voorstellen dat dit voor medewerkers met een klein contract soms voor wat weerstand zorgt. Plan deze medewerkers op de korte weekenddiensten om het eerlijk te houden.”
Stap 4. Vrijdagavonden
“Officieel is de vrijdagavond geen onderdeel van het weekend. Toch heeft deze dienst invloed op de rest van het (werk)weekend. Na een late dienst mag namelijk geen vroege dienst volgen. Het is daarom aan te raden om extra aandacht te besteden aan de vrijdagavonden.”
Stap 5. Persoonlijke voorkeuren
“Vervolgens ga je aan de slag met de voorkeuren van de medewerkers. Werkt iemand liever de vroege of de late diensten? Of moet er nog een trein gehaald worden na een avonddienst? Neem alleen de lange termijn voorkeuren of de vaste voorkeuren mee in je basisrooster. Eenmalige voorkeuren zoals een feestje komen later.”
Vervolgens wordt het rooster gepubliceerd. Linda: “Maar dan ben je er nog niet. Medewerkers vinden er altijd nog wat van. In hoeverre je daarin meegaat is bij elke organisatie anders. Bij zelfsturende teams ga je net zo lang door met schuiven totdat het rooster naar ieders tevredenheid rond is. Bij andere organisaties kan je eerder zeggen: dit is hoe we het gaan doen. Blijf realistisch, het is niet altijd haalbaar om aan ieders wens te voldoen.”
Tips voor je begint
Linda voegt nog een aantal tips toe, die je kunnen helpen voordat je met een basisrooster begint.
Maak nog geen gebruik van de toegestane inbreuk op de ATW
“Het is toegestaan om één keer per week inbreuk te maken op de ATW (arbeidstijdenwet) door de minimale rusttijd van 11 uur naar 8 uur te verkorten. Doe dit niet in je basisrooster, maar bewaar dit laatste redmiddel voor noodsituaties.”
Een sluitend basisrooster is een illusie
“Het volledig sluitend maken van het basisrooster in de GHZ is alleen mogelijk als de formatie waterdicht berekend is. Helaas is dit in de praktijk nooit het geval. Het is dus geen ramp als het basisrooster niet helemaal ingevuld is.”
Wanneer verander je een basisrooster?
Een basisrooster wil je zo min mogelijk aanpassen. Je hebt namelijk verwachtingen geschept en medewerkers hebben hierop hun privé-afspraken aangepast. Het uitgangspunt is om zo weinig mogelijk te ruilen met diensten. Maar er zijn situaties waarin je er niet onderuit komt. Denk bijvoorbeeld aan plotselinge uitval, zwangerschapsverlof of een nieuwe medewerker.
Daarnaast kunnen ook structurele wijzigingen nodig zijn. Bijvoorbeeld wanneer er wijzigingen plaatsvinden in de zorgpakketten van cliënten. Verandert de zwaarte van dit pakket? Of verhuist een cliënt bijvoorbeeld naar een andere groep? Dan heeft dit veel impact op het rooster. Op dat soort momenten kom je er niet onderuit om een geheel nieuw basisrooster op te stellen.
Meer lezen over basisroosters in de GHZ?
Bekijk dan deze blog over cyclisch roosteren. Hier wordt dieper ingegaan op een regelmatige planning én krijg je een roosteropzet cadeau. In deze blog lees je meer over wanneer een basisrooster geschikt is om te gebruiken in de GHZ.
