Een bruto-netto formatie, de berekening van de reservecapaciteit, een bruto-netto berekening bij personeelsplanning. Het zijn allemaal benamingen voor hetzelfde concept. Maar wat houdt het eigenlijk in? Wat kan je met een bruto-netto berekening en hoe maak je er een? Dit en meer kom je in deze blog te weten.
Wat is het precies?
Een bruto-netto berekening is een methode om te berekenen hoeveel personeelscapaciteit je nodig hebt om bijvoorbeeld ziekte, verlof en uitval op te vangen. Elke medewerker beschikt over een contractuele arbeidsduur, de bruto beschikbaarheid. Dit wordt meestal uitgedrukt in het aantal uren per week of dagen per jaar.
In de praktijk zal de medewerker een aantal van die dagen of uren niet kunnen werken. Denk aan vakanties, feestdagen, zwangerschapsverlof en ziekte. Maar hieronder valt ook vaak reistijd, koffiepauze, opleiding en overleg. Het restant is de netto beschikbaarheid van een medewerker
Wat is het sommetje?
De berekening is theoretisch eigenlijk vrij simpel. Je telt alle niet-productieve uren bij elkaar op. Hierna kan je eventueel ook nog de bruto-netto factor uitrekenen. Deze factor geeft aan hoeveel bruto-uren je nodig hebt op basis van de netto-behoefte. Vervolgens kan je met deze factor berekenen hoeveel medewerkers je nodig hebt. Het is organisatie-afhankelijk hoe gedetailleerd de bruto-netto berekening wordt opgesteld.
Geef eens een voorbeeld?
Stel: je hebt 4 voltijd medewerkers in je team, met een arbeidscontract van 40 uren per week. De uren van deze medewerkers samen zijn goed voor 4 fte. Je gaat ervan uit dat die 4 fte net genoeg zijn om al het werk uit te voeren. De bruto-beschikbaarheid van al je medewerkers samen bedraagt 8.320 uur (40 uur x 4 medewerkers x 52 weken).
Door vakantiedagen, verlof en opleidingsdagen zijn deze medewerkers echter 1.545 uur niet inzetbaar. De werkelijke inzetbaarheid van je team is dus nog maar 6.775 uur (8.320- 1.545). Je kan niet het voorziene werk van 8.320 uur uitvoeren met deze beschikbaarheid.
De bruto-netto factor die je hier uit kan opmaken (8.320 / 6.775) bedraagt 1,23.
Eigenlijk heb je dus, op basis van deze berekening, 4,9 VTE (4 x 1,23) nodig om comfortabel de niet-inzetbare uren op te vangen.
Hoe nu verder?
De bruto-netto berekening is rond. En nu? De gegevens van de berekening, zoals de bruto-netto factor en de berekening van het aantal medewerkers dat nodig is, kunnen nu gebruikt worden om het rooster rond te krijgen. Door het maken van een bruto-netto berekening kom je minder snel voor verrassingen te staan. Het is dus zeker een aanrader om deze berekening eens te maken!
