Verandering zorgt vaak voor onrust binnen een team. Een nieuwe manier van roosteren kan bijvoorbeeld betekenen dat sommige roosterwensen niet meer kunnen worden vervuld. Medewerkers krijgen andere diensten en moeten zich flexibel opstellen. Dat is even wennen voor de mensen op de vloer, maar ook voor de planner en leidinggevenden.
Om ontevredenheid en onbegrip te voorkomen is een goede voorbereiding van levensbelang. Een ontevreden team is minder flexibel en heeft bovendien vaak een hoger verzuim. En flexibiliteit en doorzetten zijn juist belangrijke voorwaarden om de transitie naar een nieuwe roostervorm succesvol te laten verlopen.
1. De juiste match
De nieuwe manier van roosteren lijkt misschien fantastisch op papier, maar het kan zijn dat je team (op dit moment) helemaal niet geschikt is voor de nieuwe werkwijze. Het is daarom goed vooraf een aantal vragen te stellen om te bepalen of de nieuwe manier van roosteren wel de juiste match is voor jouw team.
Bij zelfroosteren is een grote uitwisselbaarheid bijvoorbeeld erg belangrijk binnen het team, zodat iedereen diensten van elkaar kan opvangen. Daarnaast is een zekere volwassenheid, maar ook een verantwoordelijkheidsgevoel, belangrijk. Er is geen ruimte voor egoïsme. Stel ook de vraag of de medewerkers wel flexibel genoeg zijn om over te stappen. Op deze manier bepaal je of je team aan de voorwaarden voldoet om te starten met de nieuwe roostervorm.
2. Draai een pilot
Om je team zo goed mogelijk voor te bereiden op de nieuwe manier van roosteren, kun je samen met de organisatie overwegen om een pilot te draaien. Probeer de nieuwe vorm voor een korte tijd uit en zorg ervoor dat je gemakkelijk terug kunt naar de oorspronkelijke vorm van roosteren. Op die manier heb je rustig de tijd om te evalueren en eventuele kinderziektes te verhelpen.
Als je de medewerkers vanaf de start meeneemt in het proces, dan zal je zien dat de bereidheid om mee te denken groter wordt. Een werknemer met een zekere mate van zeggenschap zal zich eerder flexibel opstellen dan een werknemer zonder die zeggenschap. Vraag daarom om input van de mensen op de vloer. Dit zorgt voor meer draagvlak.
Praat erover
Loopt het niet lekker na de implementatie? Overleg dan met de manager, leidinggevende of dag-coördinator. Als planner heb je een sneller zicht op knelpunten. Je hebt immers een goede positie om problemen te signaleren. Verzamel je bevindingen en plan een overleg. Vervolgens bepaal je samen de oplossingsrichting.
De implementatie van een nieuw manier van roosteren is altijd spannend en voor iedereen even wennen. Met de juiste voorbereiding kun je veel bereiken. Een goed begin is het halve werk. Betrek je team bij de transitie, zo creëer je draagvlak en staan alle neuzen dezelfde kant op.
